Il collaboratore amministrativo è un professionista che svolge un ruolo fondamentale all’interno di ogni organizzazione, garantendo un efficiente svolgimento delle attività amministrative e facilitando la comunicazione e l’interazione tra le diverse figure aziendali.
Il collaboratore amministrativo deve avere una buona conoscenza della normativa e della procedura amministrativa, nonché delle tecniche di gestione documentale e della lingua italiana scritta e parlata.
Inoltre, deve possedere buone capacità organizzative, comunicative e relazionali, essere in grado di lavorare in team e di gestire situazioni di stress e pressione.
Questa figura svolge compiti di supporto all’amministrazione, occupandosi di attività burocratiche, gestione documentale e contabilità. I suoi compiti quindi richiedono precisione e affidabilità. Inoltre, gioca un ruolo importante nel garantire la corretta gestione delle attività quotidiane e contribuisce al successo delle organizzazioni in cui opera.
In questa guida pratica dell’Università telematica Niccolò Cusano chiariremo ogni aspetto relativo alle mansioni di un collaboratore amministrativo, quali sono i requisiti per partecipare ai concorsi, nonché le prove d’esame da sostenere.
Collaboratore amministrativo B3: chi è, requisiti e mansioni
La figura del collaboratore amministrativo è inserita nella categoria B del personale amministrativo degli enti locali.
Di fatto, il collaboratore amministrativo di categoria B3 è un impiegato pubblico con competenze teoriche di base di tipo amministrativo, statistico o organizzativo. Tale profilo lavora in cooperazione con altri impiegati di livello superiore ed è dotato di autonomia e responsabilità nell’ambito di prescrizioni di massima.
Per l’accesso alla categoria B3 è richiesto il possesso di un diploma di istruzione di secondo grado.
Collaboratore amministrativo: compiti
Il collaboratore amministrativo svolge molteplici mansioni che rendono il suo ruolo centrale e propedeutico ad altre funzioni. Tra i compiti vi sono:
- prescrizione degli atti;
- prescrizioni di massima riferite a procedure in corso;
- coordinare la corrispondenza e documenti di uso corrente;
- compilare i documenti, certificati e altre attestazioni che fanno capo al suo ufficio;
- archiviare, protocollare e registrare documenti e atti.
Volendo entrare nel merito della figura del collaboratore amministrativo, egli si divide a sua volta in diversi profili professionali, tra cui: collaboratore amministrativo, collaboratore professionale amministrativo, addetto all’archivio e collaboratore amministrativo servizi demografici.
Collaboratore amministrativo: concorsi
Il profilo che riguarda il collaboratore amministrativo richiede il possesso di elevate conoscenze teoriche. Alla luce di questo, per poter partecipare alle selezioni è richiesta la laurea o il diploma di laurea.
Andando nello specifico, i titoli di studio richiesti per l’accesso ai concorsi per collaboratore amministrativo sono i seguenti:
- licenza di scuola dell’obbligo (scuola media);
- eventuale corso di formazione specialistico per particolari profili professionali o in alternativa diploma di qualifica professionale biennale o triennale.
Altri requisiti necessari per accedere alle prove preselettive concorsuali sono:
- cittadinanza italiana o di altro stato membro dell’Unione Europea;
- età non inferiore a 18 anni;
- idoneità fisica all’impiego;
- essere in regola con le norme concernenti gli obblighi di leva, se previsto;
- godimento dei diritti civili e politici.
Le procedure di selezione per i concorsi pubblici che riguardano il collaboratore amministrativo prevedono generalmente tre prove d’esame, ovvero due scritte a contenuto teorico/pratico e una verifica orale.
Il candidato che parteciperà alle prove si troverà dinanzi in primis una prova preselettiva. Quest’ultima consisterà in un quiz a risposta multipla sulle materie indicate nel bando. Le materie possono variare tenendo in considerazione i vari uffici e le sedi nelle quali il candidato sarà inserito.
Generalmente gli argomenti vertono sulle materie di base (diritto costituzionale, amministrativo, degli enti locali, rapporto pubblico impiego, ordinamento contabile e attività contrattuale, reati contro la P.A) fino alle materie più specialistiche dell’area amministrativa (attività, procedimento e privacy, anticorruzione e trasparenza, servizi comunali di interesse statale, principali servizi erogati dagli enti locali).
La prova che conclude i vari step di selezione è quella orale. Con lo svolgimento di quest’ultima la commissione andrà a verificare il grado di conoscenza di una lingua straniera e dell’uso delle apparecchiature e applicazioni informatiche più diffuse.
Collaboratore amministrativo: cosa studiare
Abbiamo visto finora quali sono le materie più gettonate nei concorsi pubblici che hanno ad oggetto profili amministrativi di categoria B3.
Tra gli argomenti più richiesti figurano quindi il diritto amministrativo (indispensabile per chi andrà ad operare negli enti pubblici) e quello costituzionale.
Ma viene dato anche ampio spazio a diritto civile e penale, specie per ciò che concerne i reati contro la pubblica amministrazione e quelli concernenti la sfera patrimoniale.
Per quel che riguarda invece i tempi di preparazione a un concorso pubblico, generalmente intercorrono almeno 15 giorni tra il bando e la prova preselettiva, anche se mediamente le tempistiche si assestano tra i 30 e i 60 giorni.
Per giungere preparati, però, occorre più tempo, vista la mole di argomenti, alcuni dei quali assai complessi. Basta osservare poi i manuali di diritto o i volumi preposti allo studio per concorsi per farsi un’idea dell’impegno di studio.
Ciò che aiuta in questi casi è il saper adottare una strategia di studio che contempli schemi, riassunti e mappe concettuali e che sappia modulare la preparazione adeguandola all’ente di destinazione.
Esempio: se ci si prepara ad un concorso ACI, sarà fondamentale studiare in maniera approfondita lo statuto di questo ente, oltre alle materie di base.
Tra le materie d’esame su cui sono strutturate le prove concorsuali per ciò che concerne il profilo amministrativo B3 troviamo:
- test psico-attitudinali (quesiti di logica e di comprensione del testo);
- diritto pubblico;
- nozioni di diritto amministrativo;
- nozioni di diritto costituzionale;
- testo unico enti locali;
- Inglese (la lingua inglese, solitamente, è oggetto di prova orale);
- Francese/Tedesco (una lingua facoltativa può essere richiesta, dipende naturalmente dal concorso).
Che differenza c’è tra assistente amministrativo e collaboratore amministrativo?
Quando si parla di ruoli amministrativi in azienda, ci si può trovare di fronte ai termini di assistente amministrativo e collaboratore amministrativo. Qual è la differenza tra questi due ruoli?
Innanzitutto, l’assistente amministrativo ha un ruolo più completo e specializzato rispetto al collaboratore amministrativo. Infatti, l’assistente amministrativo deve occuparsi di una vasta gamma di compiti, dalla pianificazione e gestione dell’agenda del dirigente a cui è assegnato, alle relazioni con i clienti, alla gestione delle mail e del telefono, alla redazione di documenti importanti come report, relazioni e presentazioni. Inoltre, l’assistente amministrativo può essere responsabile della gestione dell’archivio documentale, della registrazione delle attività e della pianificazione degli incontri.
Il collaboratore amministrativo, invece, ha un ruolo meno specializzato e più orientato alla gestione delle procedure e delle attività generali dell’ufficio. Questo ruolo può includere la gestione delle chiamate telefoniche, la preparazione dei documenti per la firma, la registrazione delle attività, l’invio di mail e la gestione delle scadenze.
In sintesi, mentre l’assistente amministrativo ha una maggiore responsabilità e una gamma più vasta di competenze, il collaboratore amministrativo svolge una serie di attività di supporto essenziali per la gestione quotidiana dell’ufficio.
Collaboratore amministrativo: a quanto ammonta lo stipendio?
Lo stipendio di un collaboratore amministrativo dipende da molteplici fattori, tra questi: il livello di istruzione, l’esperienza professionale, l’anzianità di servizio e la specifica amministrazione pubblica in cui lavora.
Pertanto lo stipendio varia considerando una moltitudine di variabili. Ad ogni modo può passare da un minimo ad un massimo mensile: un collaboratore amministrativo con più di 5 anni di esperienza può guadagnare fino a 2.500 euro al mese.
Contrariamente neo assunto, ovvero un giovane laureato che si sta affacciando per la prima volta alla professione, riceverà uno stipendio di circa 1.200 euro al mese.
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